SEPUTAR ARSIP DAN KEARSIPAN

AYO KITA MENGENAL LEBIH DALAM TENTANG KEARSIPAN!

APA BEDANYA ARSIP DAN KEARSIPAN ITU?

 Arsip adalah sekumpulan surat atau warkat yang memiliki nilai guna. 

 Kearsipan adalah suatu proses penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau warkat dengan sistem tertentu dan dengan tujuan arsip atau warkat dapat dengan cepat ditemukan ketika dibutuhkan.

• JENIS-JENIS ARSIP:

1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya
- Arsip berbentuk lembaran.
 Contoh: surat, kuitansi, faktur, dll.
-Arsip tidak berbentuk lembaran.
 Contoh: disket, flashdisk, cd, dvd, dll.

2. Jenis arsip berdasarkan sifatnya
- Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh surat undangan.
- Arsip biasa, arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu, contoh: surat lamaran kerja.
- Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masalalu dan masa yang akan datang, contoh: surat perjanjian.
- Arsip sangat penting, arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah), contoh: naskah proklamasi.
- Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi, contoh: hasil penilaian pegawai

3. Jenis arsip berdasarkan fungsinya
- Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung untuk  perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara, yang diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif.
- Arsip statis, yaitu arsip yang tidakdipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.

• MACAM-MACAM SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

1). Sistem Abjad/Alphabetical Filling System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

2). Sistem Nomor/Numerical Filling System
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filling system.

3). Sistem Tanggal/Chronological Filling System
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umunya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat.

4). Sistem Wilayah/Geographical Filling System
Sitem wilayah adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat.

5). Sistem Subjek/Subjectical Filling System
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-maslah pada umumnya terjadi.